Inleiding ISO:14001
Met behulp van een milieuzorgsysteem volgens de ISO 14001-norm kunnen de milieurisico's van de bedrijfsvoering beheerst en indien mogelijk verminderd worden. ISO 14001-certificatie is niet algemeen verplicht, maar er zijn gemeenten die erom vragen bij het verstrekken van een milieuvergunning. Grotere bedrijven, met name overheden, stellen ISO 14001-certificatie bij aanbestedingen vaak als eis in hun aanvragen.
Norm inhoud ISO:14001
De ISO 14001 is opgebouwd uit een aantal hoofdstukken. Elke ISO-norm die wordt uitgebracht vanaf 2017 zal dezelfde indeling hebben:
Inleiding
In dit hoofdstuk wordt een aantal uitgangspunten van de norm toegelicht
Onderwerp en toepassingsgebied
Deze internationale norm helpt een organisatie de beoogde resultaten te behalen van haar
milieumanagementsysteem, die waardevol zijn voor het milieu, de organisatie zelf en belanghebbenden. In
overeenstemming met het milieubeleid van de organisatie omvatten de beoogde resultaten van een
milieumanagementsysteem:
— het verbeteren van de milieuprestaties;
— het voldoen aan complianceverplichtingen;
— het bereiken van milieudoelstellingen.
Normatieve verwijzingen
Er zijn geen normatieve verwijzingen
Termen en definities
Toelichting over gebruikte termen en definities
Context van de organisatie
Belangrijk is dat de organisatie inzicht verkrijgt in de omgeving waar zij in functioneert. Door middel van een tweetal analyses (gezamenlijk de contextanalyse) wordt de omgeving in kaart gebracht. We hebben het hier over de stakeholderanalyse en de risicoanalyse.
De stakeholderanalyse: met betrekking tot milieu, moet de organisatie vaststellen wie haar stakeholders zijn en wat de eisen, wensen en verwachtingen zijn.
De risicoanalyse: wanneer je de eisen en wensen van je stakeholders met betrekking tot milieu hebt vastgesteld, voer je ook de risicoanalyse uit.
Leiderschap
De directie moet betrokken zijn bij het milieumanagementsysteem. Dit toon je aan door o.a.:
- Een milieubeleid en doelstellingen vast te stellen;
- Het belang van milieumanagement te communiceren in de organisatie;
- Mensen aan te sturen en te ondersteunen om een bijdrage te leveren vaan het milieusysteem;
- Het milieubeleid en doelstellingen kenbaar te maken aan je medewerkers.
Planning
Dit hoofdstuk van de ISO 14001 norm heeft veel impact. Dit hoofdstuk gaat over het plannen van acties om een aantal zaken op te pakken. Het gaat hier om:
- De risico’s en kansen uit hoofdstuk 4;
- Belangrijke milieuaspecten;
- Compliance doelstellingen.
- Hier horen doelstellingen bij en acties om deze doelstellingen te bereiken. Het geheel zal uiteindelijk uitmonden in een milieuaspectenregister.
Ondersteuning
Om een doelmatig en efficiënt milieumanagementsysteem te hanteren, gaan de eisen voor ISO 14001 in dit hoofdstuk over ondersteuning. We kijken hierbij naar het volgende:
- Vaststellen en beschikbaar stellen van middelen die nodig zijn voor het milieusysteem;
- Vaststellen van competenties die je mensen nodig hebben;
- Zorgen voor bewustzijn onder het personeel met betrekking tot het milieu;
- De processen implementeren die nodig zijn voor de communicatie met betrekking tot het milieusysteem;
- Gedocumenteerde informatie opstellen die de ISO 14001 norm vereist of de organisatie nodig vindt voor de doeltreffendheid van het milieumanagementsysteem.
Uitvoering
Nu de acties gepland zijn en middelen beschikbaar, moeten de goede bedoelingen worden uitgevoerd. Hoofdstuk 8 van de ISO 14001 norm geeft hier een aantal eisen voor binnen de volgende onderwerpen:
- Operationele planning en beheersing: de organisatie moet de processen implementeren en beheersen die nodig zijn om de acties uit te voeren die onder hoofdstuk zes gepland zijn Dit betreft bijvoorbeeld het communiceren van relevante milieueisen naar externe leveranciers.
- Voorbereid zijn en reageren op noodsituaties: wanneer zich een mogelijke noodsituatie voordoet, moet de organisatie de benodigde processen hebben geïmplementeerd om hierop te reageren. Bijvoorbeeld door maatregelen te plannen om nadelige milieueffecten als gevolg van een noodsituatie te voorkomen of tegen te gaan.
Evaluatie van de prestaties
Na het plannen en uitvoeren van de acties met betrekking tot het ISO 14001 milieumanagementsysteem, volgt de ISO 14001 certificering eisenevaluatie van de prestaties. Een drietal items springen eruit:
- Compliance: voldoen aan relevante wet- en regelgeving is voor iedere organisatie van belang. In de ISO 14001 norm komt dit terug met betrekking tot het milieu.
- Interne audit: periodiek moet worden geëvalueerd of het milieumanagementsysteem nog voldoet. Dit doe je door een interne audit uit te voeren. Bijvoorbeeld eens per jaar.
- Directiebeoordeling: Naast het onderwerp ‘leiderschap’, moet de directie ook regelmatig het milieusysteem beoordelen. Ook dit zou eens per jaar kunnen, gelijktijdig met de interne audit.
Verbetering
Hoofdstuk 10 is het laatste hoofdstuk van de ISO 14001 norm. Hier komen de eisen in terug voor acties die nodig zijn de resultaten van het ISO 14001 systeem te verbeteren.
- Afwijkingen en maatregelen: op afwijkingen moet gereageerd worden en de consequenties moeten worden aangepakt. Eventueel moeten er maatregelen worden getroffen om de afwijking in het vervolg te voorkomen.
- Continue verbetering: continu moeten de geschiktheid, toereikendheid en doeltreffendheid van het milieusysteem verbeterd worden.
Auditprotocol NEN-EN-ISO:14001
Certificatie houdt in dat een externe, onafhankelijke partij *certificerende Instantie vaststelt of het kwaliteitsmanagementsysteem van de organisatie aan alle normeisen voldoet. Om dit vast te stellen voert een certificatie instelling (CI) een audit uit. Deze eerste (certificatie-audit) bestaat uit twee fasen.
De eerste fase dient;
- om de documentatie te beoordelen
- de locatie en de locatiespecifieke omstandigheden te evalueren en om gesprekken met medewerkers te hebben om te bepalen of de organisatie voorbereid is voor fase twee
- om te beoordelen in hoeverre de organisatie voldoet aan de eisen van de norm en de eisen van de norm begrijpt, in het bijzonder ten aanzien van de identificatie van de belangrijkste prestaties en aspecten, processen en de werking van het managementsysteem
- noodzakelijke informatie te verzamelen ten aanzien van de scope van het managementsysteem, de processen en locaties en relevante statutaire en wettelijke aspecten
- om te zien welke middelen beschikbaar zijn voor de tweede fase en om overeenstemming te bereiken met de organisatie over de uitwerking van de tweede fase audit
- om een goed begrip te krijgen van het managementsysteem van de organisatie, de activiteiten en significante aspecten die hierbij van belang zijn
Het doel van de fase twee audit is om de implementatie en de effectiviteit van het managementsysteem te beoordelen. De fase twee audit vindt plaats op de locatie(s) van de organisatie. De fase twee audit omvat in ieder geval het volgende:
- informatie en bewijs met betrekking tot conformiteit voor alle eisen van de norm
- prestatiebeoordeling, meting, rapportage en beoordelingen die gedaan zijn om vast te stellen in hoeverre doelen en doelstellingen bereikt zijn
- het managementsysteem van de organisatie en de manier waarop de organisatie voldoet aan wettelijke eisen
- de beheersing van de processen van de organisatie
- interne audits en management review (directiebeoordeling)
- betrokkenheid van de directie bij het kwaliteitsbeleid
- de verbinding en samenhang tussen de normeisen, het beleid van de organisatie, doelen en doelstellingen, wettelijke eisen, verantwoordelijkheden, bekwaamheid van medewerkers, de uitvoering, procedures, informatie over prestaties en bevindingen vanuit interne audits.
Vervolgens worden organisaties in de 2 jaren er na (half)jaarlijks getoetst om te beoordelen of deze bij voortduring voldoen aan de eisen van de norm. Een hercertificering bestaat weer uit 2 fasen en gebeurt in het derde jaar de eerste certificering. Deze cyclus blijft in stand.
Afwijkingen
Indien er bij een audit een non-conformity worden opgemerkt worden deze geregistreerd in de auditrapportage. De benaming kan per certificerende instantie verschillen maar komt op het volgende neer:
- Major non-conformity (Categorie 1 afwijking):
- Het ontbreken van een doeltreffende implementatie m.b.t. een of meerdere systeemeisen van de norm, of een situatie waarbij niet of niet voldoende is geborgd dat het product of de dienstverlening zal voldoen aan eisen;
- Meerdere categorie 2 non-conformities m.b.t. een norm-eis waarvan is vastgesteld dat een doeltreffende implementatie binnen het managementsysteem ontbreekt
- Een categorie 2 non-conformity waarbij de vereiste corrigerende maatregelen niet hebben geleid tot een doeltreffende implementatie zal worden opgewaardeerd tot een bevinding categorie 1
De correctie, de oorzaakanalyse en een actieplan met corrigerende maatregelen, samen met voldoende bewijs van de uitvoering daarvan, moeten worden ingediend binnen 90 dagen na de laatste audit dag. Beoordeling van afwijkingen vindt plaats middels bureau-onderzoek. Echter, afhankelijk van de ernst van de bevindingen, kan de auditor een vervolgbezoek uitvoeren om te bevestigen dat de maatregelen zijn genomen, hun doeltreffendheid te evalueren en te bepalen of voordracht voor certificatie of voortzetting van het certificaat kan plaatsvinden.
- Minor non-conformity (Categorie 2 afwijking):
Een gebrek in discipline of beheersing bij de implementatie van systeem- of procedurele eisen, dat geen invloed heeft op het functioneren van het systeem en/of op het voldoen aan de eisen betreffende het product / de dienstverlening.
Hierbij dient de correctie, de oorzaakanalyse en het actieplan met corrigerende maatregelen te worden goedgekeurd door de lead auditor en de verificatie van de uitvoering en beoordeling van de doeltreffendheid van de corrigerende maatregelen dienen bij het eerstvolgende bezoek plaats te vinden.
Observatie
Een observatie is in zichzelf niet een tekortkoming, maar kan wel duiden op een mogelijk toekomstige tekortkoming indien de situatie te weinig aandacht krijgt; een observatie kan ook betrekking hebben op een situatie waarbij geen passend bewijsmateriaal wordt gevonden om de vaststelling van een tekortkoming te ondersteunen
Aanbevelingen ter verbetering
Aanbevelingen ter verbetering hebben betrekking op gebieden en/of processen waar mogelijk wordt voldaan aan - minimum - normeisen, maar waar verbetering mogelijk is.
Templates & Voorbeelddocumenten (Bij ons op te vragen):
ISO_14001_Beleidsverklaring
ISO_14001_Procedure Contextanalyse
ISO_14001_Milieu aspecten register
ISO_14001_Overzicht wet en regelgeving
ISO_14001_Interne auditprocedure
ISO_14001_Opleidings/competentie overzicht
ISO_14001_Interne auditprocedure
ISO_14001_Auditrapport
ISO_14001_Selectie & Beheer Leveranciers en onderaannemers
ISO_14001_Leveranciersbeoordeling
ISO_14001_Klachten en verbeterprocedure
ISO_14001_Klachten, verbeternotitie
ISO_9001_Procedure Management review
ISO_14001_Management review
ISO_14001_Jaarplanning
