Wat kun je verwachten van de ISO 14001 audit? En hoe kun je je hier het beste op voorbereiden? Je leest er alles over in dit artikel.
Inmiddels is deISO 14001:2015norm alweer een hele tijd van kracht. De herziening van 14001 heeft nogal wat stof doen opwaaien. Zowel onder ISO 14001 gecertificeerde organisaties, als adviesbureaus en certificerende instanties. Iedere ISO 14001:2008 gecertificeerde organisatie heeft immers de overstap moeten maken naar de nieuwe norm. Wanneer je wilt certificeren voor de ISO 14001 norm dien je als verplicht onderdeel van het certificeringstraject de interne audit ISO 14001 uit te laten voeren. Wat houdt de audit in? En misschien wel de belangrijkste vraag: wat kun je verwachten van een ISO 14001 audit? Bij CertificeringsAdvies Nederland hebben we ruime ervaring met betrekking tot ISO 14001 audits. Die ervaringen delen we graag met je in dit artikel. Op die manier ga je goed voorbereid de audit in om het proces zo spoedig mogelijk te laten verlopen. Aan het einde van het artikel geven we je bovendien nog 5 handige tips voor de ISO 14001 audit!
De ISO 14001 interne vs. externe audit
Wanneer je als organisatie klaar bent om te certificeren voorISO 14001ga je de auditfase in. Deze bestaat uit een interne audit en een externe audit. Hieronder een korte toelichting:
ISO 14001 interne audit
Tijdens de interne audit kruipt de adviseur in de huid van auditor en bekijkt of je kwaliteitsmanagementsysteem voldoet aan de eisen van de ISO 14001 norm. Dit is een belangrijk meetmoment want als je de interne audit met goed gevolg aflegt ben je klaar voor de externe audit. Na de interne audit heb je gemiddeld drie weken de tijd om eventuele aanpassingen toe te passen voordat de externe audit plaatsvindt.
Meer weten over de interne audit? Bekijk dan onze adviespagina: Interne audit en vraag gelijk een offerte aan!
ISO 14001 externe audit
Voor de externe audit zal een auditor van een certificerende instantie langskomen in je bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn: TÜV,Dekraof bijvoorbeeld Loyds. De certificerende instantie dien je zelfteregelen, uiteraard helpt de adviseur je hier graag bij om een juiste keuzetemaken. De externe audit bestaat uit twee gedeeltes: fase 1 en fase 2 welke in twee aparte dagen zullen worden getoetst.
ISO 14001 audit fase 1
In deze fase is de auditor voor de eerste keer in je organisatie en zal hij of zij bekijken hoe je het kwaliteitsmanagementsysteem hebt opgezet. Vervolgens zal de auditor het opgezette systeem toetsen aan de eisen van de ISO 14001 norm. Ook wordt bekeken of je de interne audit en de directiebeoordeling hebt uitgevoerd. Daarna zal de auditor de resultaten bespreken met de betrokken personen in de organisatie.
Waar let de auditor op?
- Milieuaspecten en milieurisico’s: Een belangrijk onderdeel van de ISO 14001:2015 norm is het inzichtelijk maken van je milieuaspecten in een milieuaspectenregister. Kijkend naar delevencyclusvan je product dien je te hebben beoordeeld welke milieurisico’shier aanvasthangen, maar nog belangrijker; welke beheersmaatregelen de organisatie hiervoor geïmplementeerd heeft.
- Continu verbeteren: Het grondbeginsel van de ISO 14001 norm is wat je als organisatie kan bijdragen aan het milieu. Belangrijk is bij dit onderwerp om je milieuprestaties inzichtelijk te maken en kritisch te kijken hoe deze verbeterd kunnen worden. Welke milieuprestaties zijn kritisch(gekeken naar je bedrijfsvoering)?.Voor een productiebedrijf kan ditbijvoorbeeldhet beheersen van je CO2-emissie zijn gerelateerd aanhetelektriciteitsgebruik. Voor een handels/verkoop organisatie kan je misschien beter kijken naar je logistieke proces of het recyclen van je producten.
- Wetgeving, klanten en belanghebbenden:Een belangrijk punt vanuit de ISO 14001 norm is dat je voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving gerelateerd aan het milieu.
- Integrale managementsystemen:De norm is gebaseerd op het ‘plan-do check-act’ principe, oftewel dedemingcirkel. Deze wordt ook gebruikt in andere managementsystemen.
Indien de resultaten uit fase 1 voldoende zijn, kan je bedrijf door naar fase 2 van de audit. De resultaten van fase 1 worden vastgelegd in een rapport welke je enige tijd na de audit ontvangt.
ISO 14001 audit fase 2
Tijdens de fase 2 audit, die over het algemeen 4 tot 6 weken later wordt gepland, wordt er gekeken of de huidige documentatie ook goed geïmplementeerd is in de organisatie. Door het houden van interviews zal er gekeken worden of er duidelijk draagvlak is binnen de organisatie en of de documentatie niet los staan van de huidige bedrijfsvoering. Is het een werkend managementsysteem?
Wat gebeurt er na de audit?
De uiteindelijke conclusie van de audit wordt gecommuniceerd naar de certificatiebeslisser die verantwoordelijk is voor de beoordeling van het auditproces.Wanneer het opgezette systeem voldoet aan de eisen uit de ISO 14001 norm en het is voldoende effectief is dan mogen we je feliciteren; je hebt het ISO 14001 certificaat behaald.Niet kort erna krijg je het daadwerkelijke certificaat wat betekentdat je voor de komende drie jaar gecertificeerd bent.
De externe auditor zal in de driejaarlijkse cyclus jaarlijks langskomen om een controle audit uit te voeren of je nog voldoet aan de ISO 14001 norm. Alle verplichte onderdelen vanuit de ISO 14001 norm zullen worden besproken.
“We hebben gekozen om het ISO 14001 certificaat te behalen via CertificeringsAdvies Nederland. Onze keuze is op CertificeringsAdvies Nederland gevallen vanwege de no-nonsense aanpak, korte lijnen en een goed advies! We hebben hierbij gekozen voor een multisite certificering voor alle 18 vestigingen.” – Lees de hele ervaring van onze klant Kyocera in de klantcase.
5 tips om de ISO 14001 audit soepel te laten verlopen
1 Maak een interne audit planning
Maak een interne audit planning voor het komende jaar waarin alle processen ter sprake komen. Let erop dat risicovolle processen vaker ter sprake moeten komen dan minder relevante processen. De verantwoordelijkheid om de risicovolle processen inzichtelijk te krijgen ligt bij de organisatie. In grotere organisaties kan er ook gekozen worden voor een drie jaren audit plan om zo de verscheidende onderwerpen vaker of minder vaak aan bod te laten komen.
2 Let op de the tone of voice
Interne audits moeten een positieve toon hebben. Het gaat niet om het afrekenen van degene die je tegenover je hebt, maar over het bespreken van de behaalde prestaties. Het moet een dialoog zijn en geen controle.
3. Creëer draagvlak
Creëer meer draagvlak door verschillende mensen in je organisatie verantwoordelijk te maken voor het auditproces. Verschillende ‘mini’ audits verspreidt over het hele jaar bieden meer waarde dan een vast persoon die een keer per jaar gaat kijken of iedereen doet wat er staat in het managementsysteem (scheidsrechter systeem..). Communiceer het auditplan ook goed in je organisatie.
4. Stel de opvolging vast
Denk goed na over de opvolging van het audit rapport. Wie is er verantwoordelijk voor de follow-up van het interne audit verslag en naar wie moet dit gerapporteerd worden. Let op: Het interne audit verslag dient ook onderdeel te zijn van de directiebeoordeling.
5 Houd het relevant
Pas eventueel de auditplanning na een jaar aan als je merkt dat bepaalde onderwerpen te veel of te weinig aan bod komen. Zo behoud je de relevantie en creëer je meer waarde voor de onderwerpen die aan bod komen.
Meer informatie?
Wil je meer informatie over ISO 14001? Of wil je eenISO 14001 interne audituit laten voeren? Neem dan gerustcontact met onsop. Onze adviseurs helpen je graag op weg en vertellen je graag meer over de mogelijkheden.
